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科研经费盖章流程及注意事项  科研项目间接费用预算编报及使用问答  科研项目预算申报审核  科研项目立项与入账  科研项目信息修改  科研项目预算额度控制  科研项目经费本遗失补办  科研经费项目明细账查询及打印  科研经费预算调整  科研项目经费调账  科研项目经费财务报表审核  中山大学科研经费使用管理培训材料20140620 
科研经费盖章流程及注意事项

 

一、审计所需资料盖章
(一)办事流程
1.老师(学生)持审计要求的全套资料到财务处科研经费管理科(以下简称:“经费科”)审核;
2. 经费科审核后,由经办人填写“例行使用学校印章联系单”(以下简称“联系单”),并先到财务处综合科盖财务处公章,然后老师(学生)持联系单到校办盖学校公章。
(二)注意事项
一是老师(学生)须一次性带齐审计所需的所有资料,包括业务审计约定书(2份)、管理层声明书/承诺书等(1份);二是业务审计约定书、管理层声明书上,只能有项目负责人签字栏和学校盖章栏,不要出现“单位法人”。项目负责人须先签名,经经费科审核后再到校办加盖学校公章。三是填写联系单时,须写清楚“业务审计约定书、管理层申明/承诺书、组织机构代码证、单位法人证等用于xx项目审计”。
二、预(决)算报表审核盖章
(一)办事流程
1.老师(学生)根据财务信息系统--经费查询系统中提供的数据,按照科研主管部门的要求据实填写预(决)算表。
2.老师(学生)提前将预(决)算表电子版发到经费科邮箱cwckyk@mail.sysu.edu.cn进行审核。
3.经费科审核后,由经办人填写联系单并到财务处综合科盖财务处公章,然后老师(学生)持联系单到校办盖学校公章即可。
(二)注意事项
1.老师(学生)填写预(决)算表时,必须根据科研经费的实际使用情况填写,不能虚列支出或擅自调整支出科目。
2.填写联系单时,须写清楚“封面标题+项目编号”
三、科研经费来款盖章
(一)办事流程
1.老师(学生)持科研经费到账的相关资料到经费科审核;
2.经费科审核后,由经办人填写联系单并到财务处综合科盖财务处公章,然后老师(学生)持联系单到校办盖学校公章即可。
(二)注意事项
1.原则上必须科研经费到账后,审核才予以通过。
2.填写联系单时,须写清楚“xx单位拨中山大学xx项目科研经费款用组织机构代码证、单位法人证、税务登记证等”。
四、代开发票证明盖章
(一)办事流程
1.老师(学生)持加盖院系公章以及空白的“代开发票证明”到经费科审核;
2. 经费科审核后,由经办人填写联系单,并到财务处综合科盖财务处公章,然后老师(学生)持联系单到校办盖学校公章即可。
(二)注意事项
一是“代开发票证明”必须是税局要求的格式,二是填写联系单时,须写清楚“委托xx税局代开购买xx发票”。
 

科研项目间接费用预算编报及使用问答
 
 
  预算编报
一、什么是间接费用?
间接费用是指承担课题任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括承担课题任务的单位为课题研究提供的现有仪器设备及房屋,水、电、气、暖消耗,有关管理费用的补助支出,以及绩效支出等。其中绩效支出是指承担课题任务的单位为提高科研工作绩效安排的相关支出。
 
二、目前需要编制间接费用预算的项目包括哪些?
1. 国家科技计划项目(包括863973、国家科技支撑计划)及公益性行业科技专项。2. 民口科技重大专项。
 
三、编制间接费用预算的制度依据及参考资料包括哪些?
1.中山大学科技经费间接费用和管理费管理暂行规定》(中大财务〔20131号)
2.国家科技计划项目(课题)预算管理问答》
3.《财政部 科技部关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》(财教〔2011434号)
4.《民口科技重大专项资金管理暂行办法》(财教[2009]218号)
5.《教育部 财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》(教财[2012]7号)
 
四、编制间接费用预算有什么要求?
间接费用可在相关经费管理办法规定比例上限内据实编制预算,在不突破规定比例上限前提下,除绩效支出外的部分不得低于课题申请总经费(注:1.指直接费用与间接费用之和,请注意与相关经费管理规定计算基数的区别;2.课题如有合作单位,此处所指总经费是指留在我校的经费部分。下同。)7%。其中,学校和学院间接成本不低于5%,项目日常水电消耗补偿不低于2%。各类经费管理办法规定的比例上限具体如下:
1. 国家科技计划项目及公益性行业科技专项。间接费用计算采用分段超额累退比例法计算并实行总额控制,按照不超过课题经费中直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定,具体比例上限为:500万元及以下部分为20%,超过500万元至1000万元的部分为13%,超过1000万元的部分为10%。间接费用中绩效支出不超过直接费用扣除设备购置费后的5%
2. 民口科技重大专项。间接费用按不超过直接费用扣除设备购置费和基本建设费后的13%核定。间接费用中绩效支出不超过直接费用扣除设备购置费和基本建设费后的5%
 
五、编制间接费用预算需要把握什么原则?
1.充分做足原则。因间接费用的绩效支出可以用于对所有课题组成员(含学校在职人员)的绩效奖励(可以绩效奖金等形式发放),间接费用超出学校规定成本补偿的部分可以返还给课题组用于无法在直接费用中安排的办公支出,故建议在编制课题预算时,尽可能充分利用政策做足间接费用的预算。
2. 7%下限原则。在不突破国家规定比例上限(具体请参考本指南第四条)前提下,间接费用预算额度下限为经费总预算的7%。请注意7%全部为用于补偿学校和学院间接成本的部分,如果间接费用总预算只按7%编制,则其中不能包含有绩效支出的预算。
3. 5%上限原则。间接费用中的绩效支出上限为:直接费用扣除设备购置费和基本建设费后的5%。请注意,编制间接费用时,须在满足7%学校及学院间接成本补偿的要求前提下,再考虑绩效支出的具体预算额度。即因为国家对间接费用总额有比例上限的限制,在某些情况下,绩效支出不一定能按5%全部做足。
4.协商约定原则。多个承担单位共同承担一个课题,间接费用按课题统一核定,课题承担单位和课题合作单位在核定的间接费用总额基础上,根据各自承担的研究任务和经费额度进行分解,协商提出分配方案,在课题预算(书)中明确。
1我校如作为课题承担单位,对我校分配的经费部分必须按照上述7%下限原则编制间接费用预算。(2我校如作为课题合作单位,原则上应按7%下限原则与课题承担单位协商并编制间接费用预算;若课题组(课题承担单位)对预算编制原则另有明确约定的,我校项目负责人须向学校科研经费管理部门提供课题经费总预算及分配方案等说明材料,经科研经费管理部门确认后可按课题组约定的方案编制预算。
 
六、如已按国家规定上限编报间接费用预算但仍未能达到7%下限标准,如何处理?
如果确因课题研究实际需要,设备费比例较大,导致间接费用计算基数变低或其他客观原因,使得按国家规定上限编报间接费用预算但仍未能达到7%下限标准,依照学校管理规定,课题组应按国家规定上限编制间接费用总预算,且不能在其中编制绩效支出预算。
 
七、学校要求在间接费用预算中须考虑2%的“项目日常水电消耗补偿”,课题组还需要做“燃料动力费”预算吗?
间接费用预算中2%的水电补偿主要是考虑对课题组使用的日常办公场所(实验室、办公室等)办公水电消耗的部分分摊补偿。
对在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的水电费用,课题组仍应做充分预计,并科学合理编制“燃料动力费”预算,学校也将进一步完善科研水电计量系统,单独计量并据实列支各科研项目发生的“燃料动力费”。
 
八、是否有编制间接费用预算的辅助计算工具?
我们根据制度规定,结合主管部门现行项目管理模式,设计了一款试算间接费用的小工具。请点击以下链接下载或进行在线计算:
计划于五月上旬上线,请您稍候……
 
九、间接费用的批复预算能够在执行过程中申请调整吗?
根据国家科技计划、民口重大专项管理办法规定,间接费用不得进行预算调整。


 
 提取及分配使用
十、学校对间接费用采取何种管理模式?
根据国家和学校管理办法规定,间接费用纳入学校(课题承担单位)统一管理,统筹安排使用。学校收到科技经费来款时,办理项目收入入账时根据项目预算及管理办法一次性提取项目间接费用,并转入学校科研管理费等相关经费项目,由学校、学院和项目负责人依照国家和学校规定合理安排使用。
 
十一、间接费用主要分配用于哪些方面的支出?
1. 学校间接成本补偿(学校管理费)。用于科技项目组织、项目培育及科技基地补助,弥补学校现有仪器设备及房屋使用折耗,行政管理成本以及根据国家地方相关经费管理办法规定需由学校承担的科研项目审计费用等支出。
2. 学院间接成本补偿(学院管理费)。用于支持学院科研管理事务开展。
3. 项目组日常办公水电费。用于弥补学校科研水电的部分支出。
4. 绩效支出。用于项目组成员绩效奖励金发放。
5. 项目组日常办公费。用于项目组无法在直接费用中安排的办公支出。
 
十二、间接费用的各项支出是直接在科研项目中列支还是由学校统筹安排开支?
间接费用由学校一次性提取,并根据支出用途转入不同经费项目使用,不直接在原科研项目中列支各项明细费用。
1. 学校间接成本补偿(学校管理费)。转入学校计提科研管理费项目,支出分为学校科研基金和学校其他间接成本两部分。学校科研基金部分,由学校科技部门按年申报预算,并按预算执行;学校其他间接成本部分,由学校财务主管部门按年度分摊列支。
2. 学院间接成本补偿(学院管理费)。转入学院科研发展基金项目,由学院统筹使用。
3. 项目组日常办公水电费。转入学校计提科研水电补偿项目。
4. 绩效支出。学校统一计提后转入项目负责人的“绩效支出及日常办公费”专设项目。
5. 项目组日常办公费。学校统一计提的间接费用,按规定比例弥补相关间接成本及分配绩效支出后,剩余部分转入项目负责人的“绩效支出及日常办公费”专设项目。
 
十三、间接费用中的绩效支出如何使用?
根据国家科技计划、民口重大专项管理办法规定,绩效支出应当由所在单位遵循公开、公平、公正的原则,在对科研工作进行绩效考核的基础上,结合科研人员实绩,由所在单位根据国家有关规定合理统筹安排,提升科研人员工作绩效水平。
我校规定,绩效支出根据学校科技部门制定的《科研项目绩效考核办法》发放。凡年度执行情况不良或中止、验收不合格的项目(课题),扣除部分或全部绩效支出。
 
十四、如果间接费用批复预算低于上报数,间接费用各项支出如何分配?
间接费用优先用于学校间接成本、学院间接成本及项目日常办公水电消耗补偿(以下简称“7%补偿额度”)。如果项目经费批复预算中的间接费用低于上报数:
1. 但除绩效支出外的间接费用仍高于或等于“7%补偿额度”:“7%补偿额度”全额计提,相应缩减项目组日常办公费安排;绩效支出仍按预算计提。
2. 间接费用总额高于或等于“7%补偿额度”,但除绩效支出外的间接费用额低于“7%补偿额度”:7%补偿额度”全额计提,不再安排项目组日常办公费;同时相应缩减用于项目组的绩效支出额度,直至缩减为零。
3. 间接费用总额低于“7%补偿额度”:间接费用全部用于学校间接成本、学院间接成本及项目日常水电消耗补偿,且三者同比例缩减;不再安排项目组日常办公费和绩效支出。
 
十五、学校间接费用管理办法出台前已经立项的在研项目,间接费用的分配是否也按该制度执行?
2013220日前申报预算的项目,间接费用按批复预算列支,原则上执行该制度,除绩效支出外的部分如低于“7%补偿额度”,可不再缩减绩效支出额度。2013220日后申报预算的项目,严格按学校制度执行。
 
十六、对间接费用预算及使用方面的问题和意见建议,可以向学校哪个部门咨询反映?
对学校科研经费管理方面的任何问题和意见建议,欢迎您随时与我们沟通。联系方式:
财务与国资管理处科研经费管理科
南校区中山楼205
020-84111020
 
 
 

科研项目预算申报审核
 
1. 科研项目负责人根据上级经费主管部门要求编报项目预算。原则上,项目负责人应在预算申报截止日期前至少5工作日将项目预算申报相关材料通过电子邮件、纸质材料等方式提交到财务处科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020,电子邮箱:cwckyk@mail.sysu.edu.cn)。
2. 根据国家有关规定及项目管理办法,科研经费管理科将重点审核:(1)劳务费、差旅费、会议费、对外合作交流费、专家咨询费、出版文献费等支出预算的政策相符性和经济合理性;(2)间接费用和管理费预算是否按制度规定上限计提。科研经费管理科审核后转学校科研部门审核,科研部门将重点审核设备费、材料费、测试加工费、燃料动力费等支出预算的目标相关性和经济合理性。
3. 审核意见一般在科研经费管理科受理后3个工作日内反馈项目负责人。校内审核通过后,项目负责人或经办人可按相关经费管理办法要求,通过网上填报系统提交(提交后如需学校审核通过,请务必致电科研经费管理科告知确认),同时将纸质版材料提交到科研经费管理科审核确认后到财务处综合科加盖学校财务部门公章和财务部门负责人签字章。
4. 对部分重大、重要项目,由学校科研经费管理工作小组根据项目预算申报日程安排,组织相关职能部门、咨询专家或中介机构进行预算评审,提出预算审核建议。具体操作流程会另行通知到课题组。
 

科研项目立项与入账

 

1. 经费到款查询。项目负责人可以通过财务处网站的财务信息系统上的经费到款查询模块获取科研经费的实际到账情况,并打印查询结果。
2. 科研项目立项。科研经费进入学校财务账后,其中:批量进账的科研项目由学校科研部门和财务部门统一办理科研项目立项和入账手续,并通知各项目负责人;单笔科研经费到账,由项目负责人或其指定人员,凭科研项目合同及经费到款查询结果到学校科研部门办理立项编号、开立经费本、进账单以及转出外拨(协)经费单等手续。
3. 科研部门经办人员或项目负责人持科研主管部门出具的进账单及已加盖科研主管部门经费印章的经费本(国库项目还需另附国库经费通知单),到财务处科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020或核算二室(北校区)北校区行政办公楼111室,电话:87330769)办理新开立项目的财务立项,以及经费预算额度设置手续。
4.财务立项手续完成后,负责人可自行持经费本及进账单到各校区核算科室办理进账,可于办理当天完成相关手续。或由科研经费管理科集中转递到各校区核算科室办理进账手续,需时4个工作日。
5.非新立项目的来款入账,除无需进行项目编号和开立经费本外,其他手续同上。
 
 

科研项目信息修改


         科研经费项目一经立项,不得随意更改项目编号、名称及项目负责人。如确须变更,项目负责人须向学校科研部门提交书面报告,所在单位(院系)加盖公章,经科研部门审核同意,报财务处科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020或核算二室(北校区)北校区行政办公楼111室,电话:87330769)修改备案。

 

科研项目预算额度控制

 

1.“863计划“973计划、国家科技支撑计划、公益性行业专项、民口重大专项和国家社科基金六大类型在研项目已于20127月起实施财务系统项目预算额度控制。其他科研项目暂时只对劳务费支出科目实施额度控制。
2.实施系统预算控制后,财务系统将严格依照项目预算自动对各类支出进行记录和控制,避免发生无预算或超预算支出等情况。如需进行科研项目预算调整,请依照国家及学校相关规定执行(可参考业务指南-科研经费预算调整)。
3.实施系统预算控制后,科研项目负责人可以通过中山大学网上报销与经费查询系统项目查询-预算执行情况功能实时了解项目预算执行情况,并能实现项目结题决算数据自动汇总生成功能。
 

科研项目经费本遗失补办

           1.
项目负责人或经办人须按规定填写《科研项目经费本补办申请表》(可在财务处网站文件下载-科研经费管理科栏目下载)
2. 经办人将申请表提交到财务处科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020或核算二室(北校区)北校区行政办公楼111室,电话:87330769)办理补办手续。补办新本后,原经费本作废。
 

科研经费项目明细账查询及打印
1. 项目负责人或经项目负责人授权的经办人可通过财务处网站链接登录财务管理信息系统,在系统左侧导航栏中点击个人项目查询个人项目列表,点击相应项目,在新窗口的导航栏中点击收支明细表收支汇总表可查询相应财务信息,并可导出到Excel
2. 如因项目审计等业务需要,项目明细账如需加盖财务处公章,请将查询结果打印,并列明项目编号、名称、负责人姓名等信息,项目负责人签字后到财务处科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020)审核后,到财务处综合科盖章。
3. 如有特殊原因无法在系统中自行查询打印,经办人可提交书面申请,列明项目编号、名称、负责人姓名,简要说明查询收支账目的原因并由项目负责人签名,到财务处科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020)查询并打印相关报表。
 

科研经费预算调整

 

 
科研经费应严格按照批复的预算执行,不得随意调整。确需调整的,按照国家及学校相关管理规定执行。
1. 制度依据
1)国家科技计划项目(包括973计划、863计划、科技支撑计划)和公益性行业科研专项项目经费预算调整要求参照财教[2011]434号文(http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/rule/rule05/rule05a/32511.htm)执行。
2)民口科技重大专项经费预算调整要求参照财教[2012]277号文(http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/rule/rule05/rule05a/32540.htm)、卫规财函[2012]370号文(http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/rule/rule05/rule05a/35256.htm)执行。
3)国家社科基金项目经费预算调整要求参照财教[2007]30号文(http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/rule/rule05/rule05a/32425.htm)执行。
4)《中山大学关于规范科研项目经费预算调整的通知》(http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/notice/n12/30018.htm)。
5)《中山大学科研经费管理细则》(http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/rule/rule05/rule05b/35260.htm
2. 科研项目经费预算调整校内申请及审批流程
1项目负责人提出申请。项目负责人填写《中山大学科研经费预算调整申请表》(科技/文科)(可在财务处网站“文件下载”栏目下载),详细说明预算调整理由及测算依据等事项,电子版资料发送至:cwckyk@mail.sysu.edu.cn。待收到回复后再打印、签名,并将《申请表》提交所在院系审核。
2院系审核后报送科研经费管理科。项目所在院系对项目负责人提交的《申请表》进行审核并签字盖章,于每月20日前统一报送财务处科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020),上级主管部门如有规定相关预算调整申请表格的,须按其要求填报相应表格,并与《申请表》同时报送。
3学校专家小组审批(核)。财务部门于每月下旬(寒暑假除外)组织学校科研经费管理工作小组成员及相关领域校内专家(由科研管理部门推荐)对科研项目预算调整申请进行审议。专家小组有权对理工医科项目单个预算支出科目10万元以下,文科项目5万元以下,并属于学校预算调整权限范围内的一般预算调整事项直接审批;对理工医科项目单个预算支出科目10万元以上,文科项目5万元以上,并属于学校预算调整权限范围内的重大预算调整事项,以及需上报经费主管部门审批的预算调整事项进行审核。并上报分管校领导审批(核)。
4分管校领导审批(核)。分管校领导对理工医科项目单个预算支出科目10万元以上,文科项目5万元以上,并属于学校预算调整权限范围内的重大预算调整事项进行审批;对需报送经费主管部门审批的预算调整事项进行审签后按规定程序上报。
5反馈信息。完成预算调整校内审批手续后,科研经费管理科将通过电子邮件或纸质文档方式反馈项目负责人。校内批准即可生效的预算调整,学校科研项目管理系统和财务信息系统将在审批通过后5个工作日内同步更新相关数据。
 

科研项目经费调账

 

1. 科研项目原则上不得调账,确因特殊原因,科研项目经费无法执行预算调整程序,必须进行调账处理的,调入项目尽量使用横向科研项目。已调过的账目不得重复调账,国库项目不得调账。如因学校财务部门账务处理疏漏造成的错误,项目负责人可直接向财务处科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020)或所在校区核算科室口头提出更正要求。
2. 项目负责人或经办人按要求填写《中山大学科研经费调账申请表》(以下简称《申请表》,可在财务处网站文件下载栏目下载),将《申请表》调账涉及项目的预算批复电子文档提交财务处科研经费管理科(电子邮箱:cwckyk@mail.sysu.edu.cn)审核。需调整账务明细信息请根据财务管理信息系统查询结果填写
3. 科研经费管理科在收到《申请表》后3个工作日内通过邮件或者电话方式反馈审核意见。
4. 项目负责人或经办人打印通过审核的《申请表》及其他能说明调账事由的补充材料,签名后提交所在院系(单位)及科研管理部门审核盖章
5. 项目负责人或经办人将经科研部门审批的《申请表》及相关附件提交财务处科研经费管理科报财务处主管领导审签。
6. 科研经费管理科在收到《申请表》的3个工作日内完成调账工作。项目负责人可在财务管理信息系统查询相关内容。
 

科研项目经费财务报表审核

 

需要学校财务部门盖章确认的财务报表(项目中期检查、结题决算报表等)须经财务处科研经费管理科审核方可盖章。
1.项目负责人或经办人可通过财务处网站链接登录财务管理信息系统查询项目经费使用情况,使用收支汇总表收支明细表预算执行进度表的财务数据,如实编制项目决算报表。
2.经办人持经费本和打印的报表到科研经费管理科(南校区中山楼205室,电话:84111020)进行审核。科研经费管理科重点核对项目余额与各科目发生额,内容一致的审核通过到财务处综合科盖章。

3.项目负责人或经办人亦可将需报送的报表电子版(须附经费卡号、联系人及电话)提交科研经费管理科(电子邮箱:cwckyk@mail.sysu.edu.cn)审核。发送电子邮件后请同时电话告知。科研经费管理科在收到邮件后3个工作日内回复邮件反馈结果。项目负责人或经办人确认审核通过后,打印正式报表提交科研经费管理科确认,到财务处综合科盖章。

 

中山大学科研经费使用管理培训材料20140620

中山大学科研经费使用管理培训材料20140620


        附件1: 中山大学科研经费使用管理培训材料20140620.ppt